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HR-Nachweisgesetz – E-Signatur weiterhin für Arbeitsverträge gültig

Händische Unterschrift kann auch noch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Bereits 2019 hat die EU-Kommission eine neue Richtlinie (2019/1152) veröffentlicht, die transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der gesamten Europäischen Union sicherstellen soll. Die Umsetzung dieser Richtlinie hat der Bundestag nun mit den seit 01. August 2022 geltenden Änderungen des Nachweisgesetzes für Arbeitgeber auf den Weg gebracht.

Die gute Nachricht: Die geltenden Formvorschriften für Arbeitsverträge bleiben durch die Gesetzesänderung unverändert. Die Nichtbeachtung des Nachweisgesetzes wird nun jedoch gezielt sanktioniert. Unternehmen, die ohnehin bisher ihre Pflichten gemäß des Nachweisgesetzes erfüllt haben – sprich, neuen Mitarbeiter:innen die wesentlichen Aspekte des Arbeitsverhältnisses in schriftlicher Form fristgerecht mitzuteilen – haben nichts zu befürchten.

Die noch bessere Nachricht: Durch das neue Gesetz wird die E-Signatur für das Unterschreiben von Arbeitsverträgen nicht automatisch ungültig. Zwar genügt die E-Signatur rechtlich nicht, um die Anforderungen des Nachweisgesetzes zu erfüllen – dafür ist tatsächlich eine handschriftliche Signatur des Arbeitgebers sowie die Aushändigung des unterschriebenen Dokumentes im Original an den Arbeitnehmer notwendig – gleichzeitig sieht das Gesetz aber nicht vor, dass die Informationspflicht über die Arbeitsbedingungen zeitgleich mit dem Unterschreiben des Arbeitsvertrags erfüllt werden muss.

Das bedeutet, dass Arbeitsverträge auch weiterhin elektronisch abgeschlossen und signiert werden können. Die Erfüllung der Informationspflicht im Sinne des Nachweisgesetzes samt Bestätigung durch eine händische Unterschrift kann auch noch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Die Frist für die Übergabe des handschriftlich unterzeichneten Dokumentes im Original ist der erste Arbeitstag.

„Die Änderungen des Nachweisgesetzes haben für einige Verunsicherung bei deutschen Unternehmen gesorgt, die Auswirkungen der Gesetzesänderung sind tatsächlich jedoch weniger gravierend: E-Signaturen können weiterhin zum Unterschreiben von Arbeitsverträgen verwendet werden – eine große Entlastung für HR-Abteilungen in Zeiten von zunehmend hybriden oder Remote-Arbeitsmodellen und einem angespannten Talentmarkt“, sagt Peter Carlstedt, Chief Legal Officer bei Scrive. „Beim Arbeitsvertrag und der Informationspflicht im Sinne des Nachweisgesetzes muss es sich nicht zwangsweise um das gleiche Dokument handeln und nur letzteres erfordert die Papierform und händische Unterschrift des Arbeitgebers. Die Erfüllung der Informationspflicht kann demnach auch noch nachträglich, spätestens am ersten Arbeitstag erfolgen und somit effektiv in den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter:innen integriert werden.“

Über Scrive
Scrive ist seit 2010 führend in der Digitalisierung und automatisiert vertragsbasierte Geschäftsprozesse mit elektronischen Signatur- und Identifikationslösungen. Auf dem Weg zum nordischen Marktführer im Bereich elektronischer Signaturen war Scrive der erste Anbieter, der die Blockchain-Technologie zur Sicherung der Dokumentenintegrität einsetzte. Heute verlassen sich mehr als 6000+ Kunden in 50+ Ländern auf Scrive, um Verträge mit ihren Kunden zu unterzeichnen.